XRechnung oder ZUGFeRD?

XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede und wann Sie was nutzen

Beide Formate sind für die E-Rechnungspflicht ab 2025 zugelassen. XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein Hybrid aus PDF und XML. Welches Format Sie wählen sollten, hängt von Ihrem Anwendungsfall ab.

Schnellvergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im reinen XML-Format. Das XML enthält alle Rechnungsinformationen strukturiert, aber ist ohne spezielle Software nicht menschenlesbar.

✅ Vorteile von XRechnung

• Klein und kompakt: Dateigröße 2–20 KB, ideal für Massen-Rechnungsverarbeitung
• Schnelle Verarbeitung: Direkt in Buchhaltungssoftware importierbar, kein PDF-Parsing
• Standardisiert: Klare XML-Struktur (UBL oder CII)
• B2G-Standard: Von Behörden bevorzugt, da maschinell und effizient

❌ Nachteile von XRechnung

• Nicht menschenlesbar: Ohne Viewer oder XSLT-Transformation sehen Sie nur XML-Code
• Gewöhnungsbedürftig: Viele Kleinunternehmer / Freiberufler erwarten ein PDF
• Separate Darstellung erforderlich: Für Archivierung oft ein zusätzliches PDF nötig

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybrid-Format: Ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML.

Das PDF zeigt die Rechnung wie gewohnt, das XML ermöglicht die automatische Verarbeitung. Der Empfänger kann das PDF lesen und das XML automatisch buchen.

✅ Vorteile von ZUGFeRD

• PDF direkt lesbar: Keine spezielle Software für menschliche Prüfung nötig
• Gewohnt: Rechnungsempfänger sind PDF-Rechnungen vertraut
• Alles in einer Datei: Rechnung und Daten in einer Datei, ideal für Archivierung
• E-Mail-freundlich: PDF-Anhang wird überall akzeptiert
• Abwärtskompatibel: Auch ohne XML-Unterstützung lesbar (als normales PDF)

❌ Nachteile von ZUGFeRD

• Größere Datei: 50–200 KB (PDF + XML), nicht ideal für Massendatenverarbeitung
• Komplexere Erstellung: PDF/A-3-Generator erforderlich, nicht jede Software kann das
• Zwei Formate pflegen: PDF-Ansicht und XML müssen korrekt sein

ZUGFeRD-Profile: Nicht alle sind E-Rechnungen

ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Für die E-Rechnungspflicht 2025 sind nur diese zulässig:

• EN 16931 (COMFORT): Europäischer Standard, für B2B
• EXTENDED: Mit Zusatzinformationen (Lieferdetails, etc.)
• XRECHNUNG: Deutscher B2G-Standard mit Leitweg-ID

Die Profile MINIMUM und BASIC sind keine gültigen E-Rechnungen nach EN 16931 und dürfen ab 2025 nicht verwendet werden.

Wann sollte ich XRechnung verwenden?

• B2G-Rechnungen: Öffentliche Auftraggeber bevorzugen reines XML
• Großvolumen: Viele Rechnungen pro Monat (kleine Dateigröße spart Speicher und Bandbreite)
• Automatisierung: Wenn nur die maschinelle Verarbeitung zählt, nicht die menschliche Lesbarkeit
• Buchhaltungssoftware erzeugt es: Wenn Ihre Software XRechnung nativ erstellt und der Empfänger es verarbeiten kann

Wann sollte ich ZUGFeRD verwenden?

• B2B-Rechnungen: Wenn der Empfänger die Rechnung auch lesen möchte (z.B. Kleinunternehmer, Freiberufler)
• Hybride Empfänger: Wenn unklar ist, ob der Empfänger XML-Verarbeitung hat (PDF ist abwärtskompatibel)
• Archivierung: Alles in einer Datei, langfristig lesbar (PDF/A)
• E-Mail-Rechnungen: PDF-Anhänge werden überall akzeptiert, XML-Anhänge manchmal blockiert

Kann ich beides kombinieren?

Nein, nicht sinnvoll. Eine Rechnung ist entweder XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF+XML). Sie können aber für verschiedene Empfänger unterschiedliche Formate wählen:

• B2G → XRechnung
• B2B (große Unternehmen) → XRechnung oder ZUGFeRD EN 16931
• B2B (Kleinunternehmer) → ZUGFeRD EN 16931 (wegen PDF-Lesbarkeit)

E-Rechnungspflicht ab 2025: Beide zugelassen

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte in Deutschland. Erlaubt sind:

• ✅ XRechnung (XML, UBL oder CII)
• ✅ ZUGFeRD Profil EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG
• ✅ Andere EN 16931-konforme Formate (z.B. PEPPOL BIS)

Nicht erlaubt:

• ❌ Reines PDF (ohne XML)
• ❌ ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC (nicht EN 16931-konform)
• ❌ Papierrechnungen (außer in Übergangsregelung)

Wie validiere ich beide Formate?

Beide Formate werden mit den gleichen KoSIT-Regeln validiert:

• XRechnung: XML-Datei direkt hochladen
• ZUGFeRD: PDF hochladen, XML wird automatisch extrahiert und validiert

Die Validierung prüft EN 16931-Konformität, XRechnung-Regeln (wenn Profil XRECHNUNG) und Berechnungen.

Factur-X = ZUGFeRD

Factur-X ist der internationale (französische) Name für ZUGFeRD. Beide bezeichnen die gleiche technische Spezifikation. Wenn Ihre Software "Factur-X" anbietet, ist das gleichbedeutend mit ZUGFeRD.

Häufige Fragen

Muss ich für B2G XRechnung verwenden?

Seit dem 27.11.2020 ist XRechnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes Pflicht. ZUGFeRD mit Profil XRECHNUNG ist ebenfalls zulässig, aber reines XML wird bevorzugt, da kleiner und effizienter.

Kann ich als Kleinunternehmer XRechnung versenden?

Ja, XRechnung ist auch für Kleinunternehmer möglich. Sie verwenden dann Steuerkategorie 'E' (Exempt) statt 'S' (Standard rated) und geben keine Umsatzsteuer aus.

Was passiert, wenn mein Kunde keine XML-Software hat?

Bei XRechnung benötigt der Empfänger einen Viewer oder muss das XML in seine Buchhaltungssoftware importieren. Bei ZUGFeRD kann er zumindest das PDF lesen und manuell buchen.

Welches Format bevorzugen die meisten Unternehmen?

Das hängt vom Unternehmen ab. Große Konzerne und Behörden bevorzugen oft XRechnung (effizient). Kleinere Unternehmen bevorzugen oft ZUGFeRD (PDF lesbar). Fragen Sie im Zweifel Ihren Kunden.