E-Rechnung

E-Rechnungspflicht 2027/2028: wer ab wann senden muss

Gelesen am 2. November 2026 am Gesetzestext und am FAQ des Bundesfinanzministeriums. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem der Umsatz ausgeführt wurde, nicht allein das Rechnungsdatum. Diese Seite ist keine Steuerberatung.

Empfangen seit dem 1. Januar 2025

Das BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 12, sagt: Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Ausnahmen sind nicht vorgesehen. Kleinunternehmer sind von der Ausstellung ausgenommen (Frage 4), müssen aber empfangen können. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach (Fragen 8 und 12).

Frage 3 beschreibt das inländische Unternehmen: Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland, sonst Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Dazu zählt das FAQ auch Kleinunternehmer und andere Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.

Im Gesetz steht die Staffel in § 27 Absatz 38 UStG beim Aussteller: Er darf in den Übergangsfenstern noch eine sonstige Rechnung übermitteln. Eine eigene Empfangs-Übergangsfrist steht dort nicht. § 14 Absatz 1 Satz 5 UStG verlangt die Zustimmung des Empfängers zur Übermittlung einer elektronischen Rechnung nur, soweit keine Pflicht nach § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht.

Was eine E-Rechnung ist

§ 14 Absatz 1 UStG: Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen, oder Aussteller und Empfänger vereinbaren ein Format, aus dem sich die Pflichtangaben in ein solches oder damit interoperables Format richtig und vollständig entnehmen lassen.

Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format. Das BMF-FAQ, Frage 2, sagt: Seit dem 1. Januar 2025 ist ein einfaches PDF keine E-Rechnung mehr, weil es kein strukturiertes Format hat. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann die Rechnung auch später noch nach den alten Regeln ausgestellt werden.

Wer überhaupt eine Rechnung ausstellen muss

§ 14 Absatz 2 Satz 2 UStG verpflichtet zur Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist, in drei Fällen. Nummer 1 ist die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen. Die Rechnung ist dann als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind.

Das BMF-FAQ, Frage 4, zieht daraus: Die E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn überhaupt eine Rechnungspflicht besteht. Sie gilt nicht bei Leistungen an Endverbraucher (B2C) und nicht für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG. Rechnungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück muss man nach demselben FAQ auch dann nicht als E-Rechnung ausstellen, wenn eine Rechnungspflicht besteht.

Übergang bis 2026, 2027 und 2028

§ 27 Absatz 38 UStG erlaubt abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 drei Fenster. Die Absätze 15 und 18 bleiben unberührt.

1. Bis zum 31. Dezember 2026 darf eine Rechnung für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem elektronischen Format übermittelt werden, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht.
2. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt dasselbe für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
3. Bis zum 31. Dezember 2027 darf für einen Umsatz in demselben Ausführungsfenster, mit Zustimmung des Empfängers, weiter ein EDI-Format verwendet werden, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, wenn es elektronischer Datenaustausch nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG ist.

Das BMF-FAQ, Frage 11, formuliert dieselbe Staffel so: Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können alle Aussteller statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier geht immer. Ein anderes elektronisches Format, zum Beispiel eine PDF-Datei per E-Mail, nur mit Zustimmung des Empfängers. Bei einem Vorjahresumsatz des Ausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis zum Ablauf des Jahres 2027. EDI, das nicht schon eine E-Rechnung ist, darf ebenfalls bis zum Ablauf des Jahres 2027 verwendet werden. Erst nach diesen Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung tatsächlich verpflichtend.

Wer im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro hatte, bekommt die Verlängerung in Nummer 2 nicht. Für seine Umsätze, die ab dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, endet damit das allgemeine Fenster aus Nummer 1. EDI nach Nummer 3 bleibt bis zu Umsätzen vor dem 1. Januar 2028 möglich. Die anderen Ausnahmen weiter unten bleiben ebenfalls.

Für Umsätze, die ab dem 1. Januar 2028 ausgeführt werden, sind alle drei Fenster des § 27 Absatz 38 abgelaufen. Eine E-Rechnung ist dann dort Pflicht, wo § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 eine elektronische Rechnung verlangt. Das ist nicht jede Rechnung: Endverbraucher, viele steuerfreie Umsätze und die Fälle in § 33, § 34 und § 34a UStDV bleiben außen vor.

Gesamtumsatz ist nicht jeder Umsatz

Die Schwelle im Gesetz ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG, nicht ein beliebiger Umsatzbegriff. Gesamtumsatz ist die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze im Sinne des § 1 Absatz 1 Nummer 1, abzüglich der dort genannten steuerfreien Umsätze. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz. Das BMF-FAQ sagt an dieser Stelle „Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro“ und verweist nicht in dem Satz selbst auf die Definition. Maßgeblich für die Grenze ist der Gesetzestext.

Kleinunternehmer

§ 34a UStDV: Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. § 19 Absatz 1 stellt einen Umsatz eines im Inland ansässigen Unternehmers frei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Das ist eine andere Schwelle als die 800.000 Euro im Übergang des § 27.

Das BMF-FAQ, Frage 4, sagt dasselbe in Kurzform: Leistungen von Kleinunternehmern müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Frage 12 lässt die Empfangspflicht davon unberührt.

Kleinbetrag und Fahrausweis

§ 33 UStDV gilt für eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Sie kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG. Das BMF-FAQ, Frage 4, nennt den Fall „Kleinbeträge (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV)“.

§ 34 UStDV lässt einen Fahrausweis, der die dort genannten Angaben enthält, ebenfalls abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 immer als sonstige Rechnung zu. Das BMF-FAQ nennt Fahrausweise in derselben Ausnahmeliste.

Was unklar bleibt

• Das BMF-FAQ sagt „Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro“. Das Gesetz sagt „Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) … nicht mehr als 800.000 Euro“. Ob das FAQ jeden Umsatz meint oder den gesetzlich definierten Gesamtumsatz, steht in dem Satz des FAQ nicht. Diese Seite folgt dem Gesetz.
• Ob ein konkreter Umsatz unter § 4 Nummer 8 bis 29 fällt, ob beide Seiten im Inland ansässig sind, und welcher Gesamtumsatz anzusetzen ist, steht nicht in der Datei. Das prüft dieser Checker nicht.
• Rechnungen an die öffentliche Verwaltung können zusätzlich unter der E-Rechnungsverordnung des Bundes stehen. Das BMF-FAQ, Frage 4a, sagt, UStG und ERechV gelten nebeneinander. Diese Seite legt die ERechV nicht aus.

Fragen

Seit wann muss ein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Das BMF-FAQ, Frage 12: seit dem 1. Januar 2025, für inländische Unternehmen, ohne die dort genannten Ausnahmen. Kleinunternehmer müssen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.

Wer muss ab dem 1. Januar 2027 eine E-Rechnung senden?

Die Verlängerung in § 27 Absatz 38 Nummer 2 gilt nur, wenn der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, und nur für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführt werden. Darüber endet das allgemeine Fenster mit Umsätzen ab dem 1. Januar 2027. EDI nach Nummer 3, Kleinbetrag, Fahrausweis und Kleinunternehmer bleiben eigene Regeln.

Müssen Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?

Für nach § 19 Absatz 1 steuerfreie Umsätze erlaubt § 34a UStDV immer eine sonstige Rechnung. Das BMF-FAQ, Frage 4, sagt das auch. Nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung gilt die Ausstellungspflicht unter den übrigen Voraussetzungen. Empfangen müssen Kleinunternehmer nach Frage 12 können.

Gilt die Versandpflicht auch für Rechnungen bis 250 Euro?

Nein. § 33 UStDV lässt eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von nicht mehr als 250 Euro immer als sonstige Rechnung zu, mit den dort genannten Ausnahmen für §§ 3c, 6a und 13b UStG.

Quellen

• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen. Gelesen am 2. November 2026.
• § 19 UStG, Kleinunternehmer und Gesamtumsatz.
• § 27 Absatz 38 UStG, Übergang.
• § 33 UStDV, Kleinbetrag 250 Euro.
• § 34 UStDV, Fahrausweise.
• § 34a UStDV, Rechnungen von Kleinunternehmern.
• BMF-FAQ E-Rechnung, Fragen 2, 3, 4, 4a, 11 und 12. Gelesen am 2. November 2026.

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